【社会人1年目必見!】タスク管理を効率的にする方法

こんな人におすすめです
  • 社会人になったばかりの人
  • タスク管理に苦手意識のある人
  • 何から仕事をしたらいいかわからない人

こんにちは!スズです。

皆さん、タスク管理は得意ですか??

仕事を効率的に進めるにはタスク管理は不可欠です。

日々の業務に追われる中で、やるべき仕事をすっかり忘れてしまったことって…一度くらいはあるはず。

スズも新入社員の頃、仕事の優先順位が付けられなくて怒られたことが何度もありました。

今思えば、「え、今それやる必要ある??」ってことを真っ先に終わらせて、大事なタスクをすっかり忘れてたり(笑)

締め切り間近になって「スズちゃん、○○まだ終わってないの?」と言われたときの絶望感は今でも忘れません…。

 

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目次

タスク管理の絶対的な正解

タスク管理の絶対的な正解は、ありません。

今回は私スズが4年間の社会人生活と、OJT担当として新人指導をしてきた経験の中で、「この方法は効率的かも!」と感じた方法をご紹介します。

もちろん、好みや職種、業務内容によってしっくりくるタスク管理の方法は変わってくると思います。

ですので今回のご紹介はあくまで一例に過ぎないので、自分好みにカスタマイズしてみたりしてみてください。

 

スズのタスク管理術

person holding white printer paper

私、スズのタスク管理術は超アナログかつ超シンプルです。

簡単3ステップです。

  1. 朝イチに、紙にやることを書きだす
  2. タスクに優先順位をつけていく
  3. 数日かけて終わらせるもの付箋に締め切り日を書いて、手帳に貼る

笑えるくらいにアナログ(笑)

このデジタル化が進んだ時代においても、「紙・ラブ」です(笑)

それぞれ説明していきます。

ちなみに、仕事以外にもプライベートでも活用できるスキルです。

 

朝イチに、紙にやることを書きだす

まず、会社に着いたらその日にやらなければいけないタスクを書き出していきます。

スズはコピー用紙の裏紙を8等分に折ってそこにどんどん書き込んでいきます。

今回はプライベートの例で説明します

この際、特に時系列や優先順位なんかは特に考えません。

小さい野暮用や雑用なんかもここに書いていきます。

上のメモでいうと、

  • メインのタスク・・・FP勉強、オンライン英会話、スーパーにいく
  • サブのタスク・・・ごみ捨て、母にメール、Suicaチャージ

誰に見せるわけでもないので字が下手でもなんでも大丈夫。

もちろん、パソコンやタブレット、スマホなどに書きこんでいってもOKです。

スズはこのメモを手元に置いておいてすぐに見たいタイプなので手書きにしています。

 

タスクに優先順位をつけていく

タスクをずらーっと列挙する作業が終わったら、次は時系列に沿った優先順位をつけていきます。

何となくでいいので、午前中に終わらせること、午後に終わらせること、と区別するといいと思います。

この際に大切なのは「その仕事の前後の仕事」も併せて考えるということ。

例えば「14時から取引先で2時間程度の商談」というタスクがあるのであれば、

  • 14時からの2時間はずらせないので必ず開ける
  • 会議の前にやるべきこと(資料に目を通すなど)も予定として書きこむ
  • 移動の時間も予定として時間をとる

といった感じで「会議」という単品だけにフォーカスするのではなく、その前後のつながりにも注意を払います。

こうすることで、「会議」という一つのタスクを完了させるための「不随するタスク」までしっかりと終わらせることができるのです。

 

数日かけて終わらせるもの付箋に締め切り日を書いて、手帳に貼る

仕事は必ずしもその日一日だけで終わる物ではないので、何日かにまたがるものもありますね。

そんな時には締め切りを忘れないために付箋などに

9月30日 ○○の資料締め切り

と書いて手帳やカレンダーに貼ることで、期日を可視化することができます。

自分が一番よくみるツールに貼ることがポイントで、スマホやパソコンの方がよくみるという方はGoogleカレンダーなどに書くのも効果的です。

  

まとめ タスク管理は社会人の必須スキル

タスク管理は社会人にとって仕事を円滑に進めるための必須のスキルです。

また、転職の時にもプラスになるポイントです。

以前、スズは転職エージェントと話したときに、

「スズさんはタスク管理能力が非常に高いので、そこを売りましょう!!」

と言われたことがありますし、実際にタスク管理能力を買われて選考が進んだ経験があります。

(結局転職はしなかったけどw)

「タスク管理」と聞くと何だか難しそうですが、スズのように一枚の裏紙から始めることもできます。

タスク管理に正解はないので、ぜひご自身にあったタスク管理方法を見つけてみてくださいね!

最後までお付き合いいただきありがとうございました。

スズでした!

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この記事を書いた人

都内大企業勤めのOL

一人暮らし6年目×社会人4年目

新卒1年目から毎年200万円貯金に成功
ジャニオタ・スト担です

TOEIC880点/HSK5級256点
FP3級/簿記3級

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